מתחילים מהתהליך, לא מהתוכנה
כתבו את שלבי המשימה כפי שהם באמת קורים היום, כולל הקטנים: מי מעתיק מה, מי מחכה למי, איפה משהו נבדק פעמיים. לעיתים קרובות שלב קיים רק בגלל פתרון עוקף ישן שאף אחד כבר לא צריך.
להוריד שלב לא עולה כלום. לעשות לו אוטומציה עולה כסף ודורש תחזוקה. לכן השאלה הראשונה היא תמיד אם השלב בכלל צריך להתקיים.
ארבע שאלות לפני שעושים אוטומציה למשהו
- כמה פעמים זה קורה? משימה שנעשית עשרים פעם בשבוע היא מועמדת טובה. משימה שנעשית פעמיים בחודש, לרוב לא.
- זה זהה בכל פעם? תוכנה עובדת לפי כללים, אז היא צריכה דפוס. אם כל מקרה דורש שיקול דעת, בן אדם עדיין יעשה את רוב העבודה.
- כמה עולה טעות? תזכורת שנשלחה בזמן הלא נכון היא מבוכה קטנה. חשבונית שגויה או תשובה שגויה לשאלה רפואית הן לא. ככל שהמחיר גבוה יותר, צריך יותר בדיקות, ובן אדם נשאר מעורב יותר.
- כלי שאתם כבר משלמים עליו עושה את זה? במערכות תורים, בתוכנות הנהלת חשבונות ובכלי מייל יש לא פעם תזכורות, תבניות וכללים שפשוט אף פעם לא הופעלו.
קודם מפשטים, כש
- כל אחד עושה את המשימה אחרת. קודם מסכמים על דרך אחת, ואז עושים לה אוטומציה.
- מידע מגיע בחמש צורות: בטלפון, בהודעה, במייל ועל נייר. טופס קצר אחד פותר לעיתים יותר מכל אוטומציה.
- דברים מחכים לאישורים של אנשים שרק מעבירים הלאה. מורידים את השלב במקום להאיץ אותו.
עושים אוטומציה, כש
- השלבים ידועים ומוגדרים היטב וחוזרים לעיתים קרובות.
- עיכוב עולה לכם, כמו פנייה שמגיעה בתשע בערב ומחכה עד הבוקר.
- אנשים מעתיקים את אותם פרטים מתוכנה לתוכנה.
- מישהו צריך לזכור (ולפעמים שוכח) לעשות את זה.
דרך מהירה לדעת אם זה משתלם
הכפילו את מספר השעות בשבוע שהמשימה לוקחת בשווי של שעה מהזמן של מי שעושה אותה, ואז ב־52. זה בערך מה שהמשימה עולה לכם בשנה. השוו את זה למחיר הקבוע של האוטומציה. המספר לא כולל עלויות שקשה לספור, כמו טעויות, תשובות איטיות והלקוח שהלך למקום אחר, אז התייחסו אליו כרף תחתון, לא כהבטחה.
השאירו את החריגים לאנשים
האוטומציה הטובה ביותר מטפלת במקרים השגרתיים ומעבירה את החריגים לבן אדם, עם כל הפרטים. ניסיון לעשות אוטומציה לכל מקרה חריג הופך את המערכת לשבירה ויקרה. ולא משנה מה, שלב שנכשל צריך להיות מדווח למישהו, כדי ששום דבר לא ילך לאיבוד בשקט.
אם אתם לא בטוחים אילו מהמשימות שלכם נמצאות באיזה צד, בשביל זה בדיוק יש את שיחת ההיכרות. גם אם הפיתרון הכי טוב הוא תהליך טוב יותר ובלי תוכנה בכלל לפעמים - אני אגיד לכם את זה.